DSGVO · ePrivacy · Art. 28 AVV
Sicherheit & Datenschutz bei Portier
Wie Portier die Daten Ihres Betriebs und Ihrer Gäste schützt - für Sie und Ihre Datenschutzbeauftragten.
Portier beantwortet Gästefragen für Hotels - und wurde von Beginn an mit Blick auf Datenschutz und Mandantentrennung entwickelt. Diese Seite fasst die wichtigsten technischen und organisatorischen Maßnahmen für Hoteliers und deren Datenschutzbeauftragte zusammen.
Wie wir Ihre Daten und die Ihrer Gäste schützen
EU-Hosting (Frankfurt)
Server, Datenbank, Bild-Speicher und KI-Modelle liegen ausschließlich in der EU (Frankfurt und Paris). Gästefragen verlassen die EU nicht.
Fly.io Region fra · Wasabi EU-Central · PostgreSQL EU
Verschlüsselung
Verbindungen ausschließlich über TLS 1.2+. Datenbank und Bild-Speicher sind serverseitig verschlüsselt (AES-256). Passwörter werden nie im Klartext gespeichert (Clerk verwaltet die Anmeldung).
TLS 1.2+ · AES-256 im Ruhezustand · Token-basierte Anmeldung
AVV nach Art. 28 DSGVO
Vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag liegt zur Einsicht bereit und gilt bei Vertragsabschluss automatisch. Unterzeichnete PDF-Version auf Anfrage.
Inklusive TOM-Beschreibung & Subprozessor-Liste
Löschrecht (Art. 17)
Nutzerkonten werden im Self-Service gelöscht (E-Mail-Bestätigung → Löschung von Profil, Login und Benachrichtigungen). Hoteldaten gehören der Organisation des Hotels und werden auf Anfrage vollständig entfernt: Wissensbasis, Gesprächsprotokolle, Website-Inhalte und Bilder.
Gesprächsprotokolle werden zudem automatisch nach 365 Tagen gelöscht
Audit-Log
Sicherheitsrelevante Konto-Aktionen werden protokolliert. Jede KI-Antwort speichert, welche Wissensbasis-Einträge ihr zugrunde lagen - so bleibt nachvollziehbar, warum der Concierge etwas gesagt hat.
Einträge werden nur ergänzt, nicht geändert · Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Anforderungen
Datenexport
Wissensbasis, Gesprächsprotokolle, Website-Inhalte und Bilder aller Unterkünfte lassen sich jederzeit im Self-Service als ZIP herunterladen (Konto-Einstellungen) - vor einer Kündigung oder zwischendurch.
Self-Service in der Anwendung · zusätzlich auf Anfrage per E-Mail
Was bedeutet das konkret für Ihr Hotel-Team?
Ein Hotel ist eine eigene Organisation mit eigenen Mitgliedern. Für den Zugriff gilt:
Nur Mitglieder der Hotel-Organisation sehen Wissensbasis, Gespräche und Einstellungen des Hotels.
Rollen (Admin / Mitglied) werden im Login-Dienst verwaltet und können jederzeit entzogen werden.
Jede Datenbankabfrage ist auf das Hotel gefiltert; Row-Level-Security verhindert Zugriffe über Mandantengrenzen hinweg.
Der öffentliche Widget-Schlüssel erlaubt nur das Stellen von Fragen - und nur von den freigegebenen Domains des Hotels.
Gäste bleiben anonym: keine Konten, keine Profile, automatische Löschung der Gespräche nach 365 Tagen.
Diese Dienstleister setzen wir ein
Die vollständige Liste mit Sitz, Verarbeitungsort und Transfermechanismus finden Sie unter Unterauftragsverarbeiter.
| Anbieter | Zweck | Standort | Transfermechanismus |
|---|---|---|---|
| Clerk Inc. | Authentifizierung, Login, Session-Verwaltung | USA (DPF-zertifiziert) | EU-US Data Privacy Framework + SCC |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung, Abonnements, Rechnungen | Irland (EU) | EU-Vertragspartei |
| Wasabi Technologies | Bild-Speicher für die Hotel-Website | EU (Frankfurt) | SCC (EU-Bucket) |
| Fly.io | Anwendungs-Hosting, Datenbank | Frankfurt (EU) | SCC |
| Scaleway SAS | KI-Antwortgenerierung für Gästefragen (Open-Source-Modelle, kein Training) | Paris (EU) | EU-Vertragspartei (AVV) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Transaktions-E-Mails (Eskalationen, Kontohinweise) | EU (Frankreich) | EU-Vertragspartei |
| Sentry | Fehler-Monitoring (ohne Chat-Inhalte) | EU-Ingest (Deutschland) | SCC + DPF |
Ihre Rechte nach der DSGVO - und wo Sie sie in Portier ausüben
So setzt Portier die einzelnen Rechte der DSGVO technisch um:
| Artikel | Recht | So gehen Sie vor |
|---|---|---|
| Art. 15 | Auskunftsrecht | Self-Service-Datenexport (ZIP) in der Anwendung; zusätzlich auf Anfrage |
| Art. 16 | Berichtigung | Profil- und Metadaten direkt in der App editierbar |
| Art. 17 | Löschung | Self-Service Konto-Löschung; Hoteldaten auf Anfrage vollständig gelöscht; Gespräche automatisch nach 365 Tagen |
| Art. 18 | Einschränkung | Konto pausierbar; Daten bleiben bestehen, kein Zugriff Dritter |
| Art. 20 | Datenübertragbarkeit | Maschinenlesbarer Self-Service-Export (ZIP mit JSON-Dateien) |
| Art. 21 | Widerspruch | Marketing-E-Mails einzeln abbestellbar; kein Cookie-Tracking - die Reichweitenmessung der Website ist cookielos und ohne Endgerätezugriff |
| Art. 28 | Auftragsverarbeitung | AVV verfügbar, gilt automatisch bei Vertragsabschluss |
| Art. 32 | Sicherheit der Verarbeitung | TLS, AES-256, Rate-Limiting, Audit-Log, getrennte Mandanten je Unterkunft |
| Art. 33/34 | Meldung von Verletzungen | Benachrichtigung an Verantwortliche innerhalb 72h nach Kenntnisnahme |
Häufige Fragen
Wo liegen die Daten unseres Hotels und unserer Gäste?+
Die Verarbeitung findet in der EU statt: Anwendung, Datenbank und Bild-Speicher laufen in Frankfurt, die KI-Modelle bei Scaleway in Paris - Open-Source-Modelle, keine Speicherung der Anfragen, kein Training. US-Unternehmen sind als Anbieter beteiligt (Hosting Fly.io und Speicher Wasabi - Verarbeitung dennoch ausschließlich in Frankfurt -, Login-Dienst Clerk), jeweils abgesichert über SCC bzw. EU-US DPF. Chat-Gespräche verlassen die EU nicht; E-Mails (Website-Anfragen, Eskalationen) versendet Brevo aus Frankreich (EU). Zahlungen über Stripe Ireland (EU).
Was geben Gäste im Chat preis?+
Nur, was sie freiwillig tippen. Gäste brauchen kein Konto und werden nicht identifiziert; Gespräche werden dem Hotel zugeordnet und nach 365 Tagen automatisch gelöscht. Das Widget weist darauf hin, keine sensiblen Daten einzugeben.
Wer hat Zugriff auf die Daten unseres Hotels?+
Nur Mitglieder Ihrer Hotel-Organisation (Rollen über den Login-Dienst). Jedes Hotel ist ein eigener Mandant - technisch durch Filter in jeder Abfrage und zusätzlich durch Row-Level-Security in der Datenbank getrennt. Support-Zugriffe erfolgen nur auf Anfrage und werden protokolliert.
Was passiert mit den Daten nach Vertragsende?+
Auf Wunsch erhalten Sie vorab einen Export von Wissensbasis und Gesprächsprotokollen. Danach werden alle Hoteldaten gelöscht; Abrechnungsdaten bleiben für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erhalten.
Kann ich eine unterzeichnete AVV-PDF erhalten?+
Ja. Der Standard-AVV ist online einsehbar und gilt automatisch bei Vertragsabschluss. Eine unterzeichnete PDF-Fassung senden wir auf Anfrage per E-Mail.
Alle Rechtsdokumente im Überblick
Datenschutzerklärung
Vollständige Information nach Art. 13/14 DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag
Standard-AVV nach Art. 28 DSGVO
Unterauftragsverarbeiter
Liste aller eingesetzten Subprozessoren
Cookie-Information
Konform mit ePrivacy-Richtlinie und DSGVO
AGB
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Impressum
Anbieter-Identifikation
Ihr Datenschutzbeauftragter braucht mehr?
Wir stellen auf Anfrage gerne folgende Unterlagen zur Verfügung: unterzeichnete AVV-Fassung, ausführliche TOM-Beschreibung (Technische und Organisatorische Maßnahmen) sowie individuelle Datenschutz-Gespräche mit Ihrem internen Datenschutzteam.
Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Bei rechtlich verbindlichen Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Fragen zu diesem Dokument? office@rdgy.at
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